Trop longues, ennuyeuses ou reposant parfois sur des motifs particulièrement nébuleux, la moitié des réunions professionnelles n’aboutissent malheureusement à rien. Comment réussir à capter l’attention des participants du début à la fin et clore ces rencontres récurrentes en ayant réussi à faire avancer les choses dans la bonne direction ? Voici quelques idées à essayer de toute urgence pour réussir vos réunions professionnelles !
👍 Varier les supports
Vous en avez assez des présentations PowerPoint ? Cela tombe bien, puisque c’est exactement le sentiment partagé par des milliers de travailleurs. Si vous voulez capter l’attention des participants, misez l’utilisation de supports variés. De nombreuses alternatives à PowerPoint existent déjà, mais libre à vous d’aller au-delà en proposant des outils de brainstorming ludiques et originaux.
La société Klaxoon, que nous avons évoquée dans un précédent article consacré aux startups rennaises, s’est justement spécialisée sur ce créneau. Elle fournit une gamme de supports destinés à apporter un peu de variété et de fun aux réunions de travail.
👍 Favoriser les échanges sur un mode ludique
Durant les réunions, il y a généralement ceux qui monopolisent la parole, ceux qui cherchent à l’obtenir et ceux qui attendent patiemment la fin des échanges pour pouvoir retourner discrètement à leur bureau. Un déséquilibre qui ne va clairement pas dans le sens de l’efficacité.
Pour pousser tous les participants à apporter leur contribution et générer un élan de créativité, imaginez le jeu suivant : distribuez une feuille à l’ensemble des participants et demandez-leur d’écrire une idée se rapportant à la problématique du jour (par exemple : améliorer la relation client). Chaque membre passe alors sa feuille à son voisin de droite, qui ajoute une idée inspirée de l’idée originale. Le jeu se termine lorsque chaque feuille a réalisé au moins un tour complet.
👍 Changer régulièrement de lieu
À force de prendre systématiquement place autour de la même table pour y passer des moments pas toujours des plus exaltants, les membres de votre équipe ont sans doute, malgré eux, fini par associer votre salle de réunion à une véritable salle des tortures, toute proportion gardée.
Changer de lieu de réunion, voilà une bonne manière de bousculer vos habitudes tout en profitant d’un nouvel environnement propice à la créativité et aux échanges constructifs.
Profitez de l’offre grandissante d’espaces de coworking pour varier les plaisirs. Si vous avez pris vos quartiers à Rennes ou dans ses alentours, sachez que le 144 Rennes vous propose de la location de salle de réunion à la demi-journée ou pour une journée entière.
👍 Réduire la durée des rencontres
Le problème avec les réunions qui s’étirent en longueur, c’est qu’elles sont souvent les plus contre-productives de leur catégorie. Pour éviter que ces moments normalement dédiés à la réflexion en groupe se transforment en cours pour élèves dissipés, optez pour des réunions courtes, qui vont droit à l’essentiel.
Débutez toujours à l’heure prévue, sans attendre les éventuels retardataires. Annoncez la durée de la rencontre et déroulez l’ordre du jour en visant l’efficacité, sans vous attarder sur le secondaire, jusqu’à l’issue de la réunion. Une astuce pour encourager les participants à faire dans la concision : si un collaborateur, vous y compris, dépasse le temps qui lui était imparti, il doit alors porter un chapeau ridicule sur la tête !
👍 Prendre l’air avec son équipe
Il fait un temps agréable ? Sortez avec votre équipe pour un stand-up meeting sur fond de balade dans la nature ou, tout du moins, dans un environnement agréable ! Stimulant pour l’esprit et bon pour le corps, ce type de réunion est la panacée pour les discussions productives en petit comité.
Si vous ne pouvez pas effectuer cette réunion à l’extérieur, pour des raisons liées aux conditions météo ou pour une autre raison, retirez les chaises pour obliger les participants à rester actifs. Il est en effet désormais connu qu’une réunion qui se déroule debout dure moins longtemps et génère des prises de décision plus rapides. Prenez toutefois en considération l’âge et l’état de santé des participants pour ne pas créer de déséquilibre.
👍 S’accorder un moment de détente avant de commencer
Il est parfois difficile de se concentrer ou de trouver la motivation de participer à une réunion après une journée très chargée ou quand on vient de passer de longues minutes coincé dans les bouchons.
L’idée est ici de débuter la réunion avec une dizaine de minutes placées sous le signe de la méditation de pleine conscience ou par quelques mouvements de Yoga. En plus d’être particulièrement intéressantes pour le corps et l’esprit, ces pratiques réalisées en groupe ont pour effet de réduire les tensions internes et le stress tout en améliorant la concentration et la créativité. Après tout, n’est-ce pas ce qu’on attend d’une réunion réussie ?
👍 Générer de l’inspiration
Vos collaborateurs manquent cruellement d’enthousiasme ? Vous avez la désagréable impression qu’ils ne sont pas vraiment impliqués dans leurs projets ? Dans ce cas, marquez les esprits d’entrée de jeu en lisant l’extrait d’un discours particulièrement inspirant ou en diffusant une vidéo pleine de passion, comme en produisent les conférences TED.
L’objectif : pousser les participants à prendre des décisions inspirées et à passer à l’action en outrepassant leurs inhibitions !
👍 Ajouter un zeste d’humour et de positivité
Vous aimeriez que les réunions s’apparentent davantage à des parenthèses empreintes d’optimisme plutôt qu’à d’ennuyeuses obligations ? Souriez, variez le ton de votre voix, montrez de l’enthousiasme, remerciez les participants pour leurs efforts, racontez quelques blagues pour détendre l’atmosphère… En somme, faites en sorte de donner envie à vos collaborateurs d’être présents à la prochaine réunion !
