Ennuyeuses à mourir, inefficaces au possible, trop longues ou trop nombreuses… il faut bien le dire, les réunions ont bien mauvaise réputation au sein de la plupart des entreprises. Un constat qui n’a toutefois rien d’une fatalité. Il est en effet tout à fait possible d’organiser des réunions qui vont droit au but en ne s’étirant pas en longueur. Voici les 5 étapes pour y parvenir !
Inviter uniquement les personnes concernées
La mobilisation de toute une équipe à l’occasion d’une réunion est rarement justifiée. Pourtant, il arrive trop souvent que des collaborateurs présents en réunion se demandent ce qu’ils font là. Résultat : certains s’agacent en regardant leur montre toutes les 5 minutes pendant que d’autres consultent leurs mails sans prêter attention aux discussions.
Pour éviter que ce genre de situations se produise, veillez donc à sélectionner soigneusement les participants pour éviter de faire perdre leur temps à ceux qui ne sont pas directement concernés par l’objet de la réunion.
Trouver le bon créneau…
Vous connaissez sans doute la fameuse « réunionite », cette maladie assez commune dans les entreprises qui consiste à organiser des réunions plus qu’il n’en faudrait, pour tout et surtout pour n’importe quoi. Elle se traduit par un épuisement collectif et une hausse de l’insatisfaction chez les personnes qui en font les frais.
Pour éviter de vous faire haïr par l’ensemble de vos collaborateurs, il est donc préférable de privilégier la qualité à la quantité, et par conséquent organiser des réunions uniquement lorsqu’elles sont vraiment utiles.
En outre, prévenez les participants bien en amont pour leur permettre de se préparer. Même s’il s’agit d’une réunion récurrente, il peut être très utile d’envoyer un mail à chaque personne concernée en précisant le programme de la réunion pour que celle-ci se déroule de la manière la plus efficace possible.
Comment se comporter avec les retardataires ? La meilleure attitude à adopter est de ne pas perdre de temps à les attendre ou à leur résumer ce qu’ils ont raté durant leur absence, à moins bien sûr que leur présence soit essentielle à la bonne tenue de la réunion !
… et le bon endroit !
Une réunion professionnelle doit-elle nécessairement se dérouler dans une salle de réunion, autour d’une grande table ? Pas forcément !
Des études ont démontré en effet que les réunions se déroulant debout (Stand-up meeting) s’avéraient plus productives que les réunions classiques. Pour ne rien gâcher, elles sont également bien meilleures pour la santé. Il convient toutefois de pondérer cet engouement ; cette alternative n’est pas forcément adaptée à tout le monde.
Certaines entreprises vont même jusqu’à organiser des Walk & Talk, c’est-à-dire des réunions se déroulant à l’extérieur de l’entreprise, durant lesquelles les participants discutent en marchant. Des cerveaux mieux oxygénés, une parole plus détendue, une créativité libérée et un enregistreur à portée de main pour ne rien perdre des discussions ; il se murmure que ce type de réunion, évidemment réservé aux petits comités, a largement démontré son efficacité.
Poser un cadre précis à vos réunions
L’ennemi n°1 d’une réunion efficace est la dispersion. À trop vouloir aborder de sujets différents, il devient véritablement impossible de se focaliser et d’avancer dans la bonne direction. Il est donc important de bien définir vos objectifs en amont, de poser un cadre qu’il conviendra de présenter et de respecter, autant que possible, durant la réunion.
Plus important encore : il est indispensable de déterminer précisément le temps consacré à chaque sujet. Si vous estimez que la réunion s’annonce plus longue que prévu, il peut être judicieux de circonscrire les sujets abordés aux plus urgents, quitte à prévoir une autre réunion pour traiter les points plus secondaires.
Adopter l’attitude adéquate
Animer une réunion n’est pas une tâche de tout repos. L’animateur doit à la fois se montrer dynamique, enthousiaste et faire preuve d’écoute. Surtout, il doit veiller à ce que les interventions restent dans le cadre qu’il a lui-même fixé.
Si nécessaire, il doit par ailleurs inviter les personnes introverties à s’exprimer. D’un autre côté, il doit contenir les plus extraverties en faisant preuve de diplomatie pour faire en sorte qu’elles ne monopolisent pas la parole. Faites également attention à ce que cette occasion ne se transforme pas en règlement de compte, ce qui peut vite arriver quand la discussion porte sur un problème interne à la société.
Comme déjà évoquée précédemment, la maîtrise du temps est un des facteurs clés d’une réunion réussie. Il n’est donc pas inutile de rappeler régulièrement le temps qu’il reste aux intervenants afin d’éviter que les conversations ne s’éternisent plus que nécessaire.
Enfin, la fin de la réunion doit déboucher sur la rédaction d’un compte-rendu, ainsi que la définition d’un plan d’action concret.
