Les indépendants sans bureau fixe, les nomades du numériques et même les salariés sont de plus en plus nombreux à se déplacer ou à faire du télétravail. Travailler à distance est une tendance qui prend de l’ampleur et qui requiert une certaine organisation pour communiquer avec ses collaborateurs, ses partenaires et ses clients.
Vous souhaitez organiser une réunion à distance qui soit à la fois efficace et conviviale ? De la préparation à l’animation, en passant par l’utilisation des outils collaboratifs en ligne, découvrez comment organiser efficacement une réunion à distance.
Organiser une réunion à distance : soigner la préparation
Ce type de réunion s’organise de la même manière qu’une réunion classique, à quelques détails près… Vous envisagez d’envoyer une invitation aux participants indiquant la date et l’heure de votre échange ? Assurez-vous alors de préciser également le fuseau horaire concerné. Cela nécessite de prendre en compte en amont les décalages horaires des différents participants, afin de respecter des horaires convenables pour tout le monde. Opter pour un échange audio et/ou vidéo est également une décision qui se doit d’être prise avant de débuter la réunion en fonction des participants. Proposer un appel à la fois audio et vidéo s’avère en l’occurrence pertinent pour les personnes qui ne se connaissent pas, et pour faciliter les échanges du fait qu’il est alors possible de voir qui parle.
Utiliser des outils collaboratifs en ligne
Recommander un outil collaboratif pour mener à bien une réunion en ligne n’est pas évident, car chaque groupe de travail a des besoins spécifiques. Il existe une multitude de solutions existantes plus ou moins simples à prendre en main. Découvrez comment bien choisir votre solution de visioconférence, en fonction des aspects techniques, des prix, des utilisations possibles, et des accompagnements qui répondent à votre besoin.
Désigner un animateur
Planifier une réunion à distance demande également qu’un animateur soit désigné pour fluidifier les discussions entre les participants. Ce rôle est particulièrement important si ces derniers ne se voient pas. Faire un « tour de table » et expliquer le déroulement de la réunion sont également deux éléments essentiels lorsque les professionnels travaillent ensemble pour la première fois, lorsqu’ils ont des cultures ou des niveaux d’implication dans le projet différents.
Créer une réunion conviviale : émoticônes et sondages en ligne
L’utilisation d’un fil de discussion peut s’avérer utile pour créer une ambiance de groupe, en favorisant l’emploi des émoticônes. Cette technique permet de « prendre la température » du groupe en connaissant les humeurs et les freins de chacun puis d’adapter les discussions en fonction. Faire des sondages en ligne pendant la réunion est également un moyen rapide et efficace de connaître l’avis général du groupe sur des questions spécifiques.
Désigner un responsable de la prise de note
Le rôle de la personne responsable de recueillir et de faire un compte-rendu des informations échangées est particulièrement important lorsque la réunion se fait à distance. En effet, une fois la réunion terminée, la distance peut créer une distanciation des informations et une plus grande difficulté à se remémorer ce qui a été dit. Offrir un résumé à chaque participant, détaillant les tâches de chacun, s’avère particulièrement efficace dans ce contexte.
